Sigda no INCQS

“Como o INCQS avalia a qualidade de produtos da área de Saúde, os resultados analíticos, gerados de acordos com os requisitos de Normas de Qualidade, constituem a base para as tomadas de decisão na Vigilância Sanitária.

A avaliação crítica da massa documental, um dos passos da implantação do Sigda, permitiu uma otimização do fluxo da informação e da guarda da documentação (incluindo a temporalidade) no INCQS.

Recomendo a utilização do sistema, pois a gestão do fluxo de documentos identificados (classificação) é um passo muito importante na gestão documental como um todo. Se implantarmos o Sigda em todas as unidades da Fiocruz, isso tornará possível a aproximação dos usuários com o assunto. A questão da temporalidade, quando incluída no sistema, garantirá uma efetiva gestão da guarda e da otimização dos espaços disponíveis para a documentação.”

Vera Machado, vice-diretora de Gestão da Qualidade

“O INCQS foi uma das primeiras unidades a implantar a gestão de documentos na FIOCRUZ, mas a manutenção desse sistema é tão importante quanto sua implantação. Atualmente, a equipe se estrutura com um administrador, um arquivista e dois técnicos de microfilmagem.

É preciso criar procedimentos para garantir que as etapas de um programa de gestão de documentos sejam cumpridas. Hoje, as principais questões são pouco espaço, falta de modernização de ferramentas (sistema de gestão arquivística de documentos integrados a outros sistemas) para auxiliar na gestão dos documentos.

A demanda por informação (autêntica, confiável e de fácil acesso) para processos de auditoria e para tomada de decisão aumenta cada vez mais. Além disso, a LAI (Lei de Acesso à Informação) reforça a importância da transparência e do acesso às informações produzidas nas instituições públicas. A gestão de documentos por meio do Sigda é o caminho necessário para o atendimento destas demandas.”

Vanessa de Arruda Jorge, arquivista, gestora de documentos

“A implantação da gestão de documentos incluiu novos procedimentos no meu setor: começamos a classificar nossos documentos, agrupando-os para facilitar a avaliação, também estabelecemos um fluxo para manter o controle dos documentos recebidos e expedidos pelo INCQS.

Essas rotinas, dentre outras adotadas com a adesão ao Sigda contribuíram ara a melhoria do nosso processo de trabalho, mantendo, por exemplo, nosso arquivo organizado e melhorando a qualidade e agilidade das respostas.

A gestão de documentos é muito importante para a Fiocruz. Está sendo um grande passo para qualidade de nossos serviços.”

Marly Santos, secretaria executiva, usuária dos serviços do núcleo de gestão de documentos