Artur Couto
Diretor de Bio-Manguinhos
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"A necessidade da implantação de documentos é antiga aqui em Bio-Manguinhos, pois lidamos com documentações que devem ser controladas, como nossos dossiês de produtos ou transferência de tecnologia.
Em 2004, essa necessidade ficou premente. Fizemos uma análise para adotar a ISO 9001 para a vacina Hib (que imuniza contra o haemophilus influenzae tipo B, responsável por doenças bacterianas como a meningite e a pneumologia), que especificava que os registros deveriam ser todos organizados e controlados por tabela de temporalidade.
Foi então que conhecemos o Sigda, coordenado pela Casa de Oswaldo Cruz (COC). Montamos um grupo, que deu origem a uma área física de guarda dos documentos, organizada e estruturada. Hoje, o tempo em que os gestores conseguem obter informações é muito menor, seja de forma eletrônica ou física. Não é mais admissível não haver informação disponível, em tempo hábil, para a tomada de decisão.
O controle documental não é bom só para o gestor de hoje, mas também para o do futuro. A memória não pode ficar sob responsabilidade dos funcionários mais antigos. Ela tem que estar em algum lugar de forma controlada e organizada. Isso é mandatório para qualquer gestor que queira deixar um legado."
Artur Couto, diretor de Bio-Manguinhos
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“Antes da implantação do Sigda, o acervo documental acumulado estava em uma sala sem climatização, sem limpeza constante e sem controle de entrada e saída. Os 30 anos de memória de Bio-Manguinhos estavam fragilizados e inacessíveis, pois as informações não estavam organizadas e disponíveis à consulta. Atualmente, os documentos e as informações estão bem organizados e acessíveis a qualquer pessoa que necessite interna ou externamente (nesse caso, o cidadão).”
Ana Paula Carvalho, responsável pela implantação do Sigda até 2011, e Carina Duim, atual responsável.
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“Ficou mais prático e dinâmico encontrar algum documento; logo vou na listagem descritiva e na posição correta do documento procurado. A questão do espaço também é importante, pois antes tinha que criar várias pastas de A a Z, o que ocupava muito espaço nos armários.
Recomendo a adesão do Sigda, pois o sistema garante a organização e confiabilidade no momento de rastrear um documento, como por exemplo, diante de uma auditoria.”
Ângelo Máximo Batista, usuário do sistema
