Sigda na Dirad

"A organização da documentação é de extrema relevância para uma gestão da informação mais eficaz e eficiente, o que contribui para a agilidade nos processos de trabalho e na tomada de decisões.

Por coordenar a Seção de Arquivos e Microfilmagem, a Dirad tem uma massa documental abrangente, incluindo a guarda de processos administrativos de toda a Fiocruz. Por isso, a gestão de documentos é uma preocupação constante. Desde a criação do Sigda, a Dirad trabalha em conjunto com a Casa de Oswaldo Cruz para implantar essa iniciativa que contribui com a integração dos arquivos fragmentados da instituição e para a acessibilidade e transparência da informação.

Um marco nesse processo foi a publicação das resoluções número 4 de 08/03/1996 e número 14 de outubro de 2001 pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), e a adataptação da Tabela de Temporalidade à realidade da Fiocruz, que fortaleceu a proposta do Sigda. A metodologia de arquivamento que anteriormente era feita por espécie documental passou a ser realizada pela classificação por código de assuntos, o que melhorou a qualidade dos serviços e facilitou o acesso à informação.

A Dirad tem consciência da importância da realização da gestão documental em todas as unidades da Fiocruz. O Sigda veio a contribuir inegavelmente para a realização de melhorias institucionais nesse sentido."

Cristiane Sendim, diretora da Dirad

"Usar o sistema otimiza o trabalho porque facilita a organização e posterior consulta do documento. A informação fica mais transparente, as pessoas têm mais acesso. Trabalhei em uma empresa privada, em que arquivávamos pelo tipo de documento (ofício, memorando) e o resgate da informação ficava muito mais complicado. Aqui na Dirad, da forma que fazemos o cadastro por assunto, fica mais fácil e seguro."

Adriana Rodrigues da Silva Felipe,
secretária da Direção e usuária do sistema

"Quando comecei a trabalhar no arquivo da Dirad, em 1989, não havia regras para o envio de documentos: as pessoas costumavam considerar o arquivo mais como um depósito. Éramos somente duas pessoas, sem estrutura, computador, nada. Tivemos que criar um mecanismo de pesquisa nas áreas, conhecer quem era quem, enfim, fazer um trabalho de formiguinha.

Em 1992, finalmente, apareceu uma luz no fim do túnel: passamos a utilizar o recém-criado código do Conarq e a trabalhar com equipe do Sigda. Até 2013, avaliamos cerca de 177.339 processos administrativos e quase 41 mil pastas de documentos (acerca do período de 1966 a 1998).

 Em um primeiro momento, houve resistência. Havia códigos que já eram utilizados e a classificação exigiria um cuidado maior do que colocar tudo em pastas de ofícios e memos expedidos e recebidos. Mas com a utilização constante, houve o entendimento de que era mais fácil e mais rápido buscar as informações de que necessitávamos. 

É claro que ainda não é o ideal, mas em relação ao início, crescemos bastante."

Neuza Maria Farias, gestora da Seção de Arquivo e Microfilmagem
da Dirad, e que participa da implantação do Sigda desde sua criação

"Ingressei na Dirad com o objetivo de desenvolver avaliação documental. A tarefa era complexa, pois não existia ainda um instrumento para isso. O divisor de águas foi a publicação do código de classificação do Arquivo Público Nacional e sua consequente adaptação para a realidade da Fiocruz. A partir daí, a área da gestão documental cresceu muito.

Como fatores que impulsionaram esse fortalecimento, cito a conscientização dos gestores e a assessoria às unidades para a implantação da gestão documental através do Sigda, o que trouxe mais agilidade, mais transparência ao trabalho."

Ana Lucia de Araujo Ribeiro, Chefe do Serviço de Informação
e Comunicação Administrativa

"No sistema de processos que é utilizado por todas as Unidades da Fiocruz, temos a tabela de temporalidade quando classificamos um documento. É uma enorme facilidade o documento já sair classificado e, depois da sua vida útil, ir para o arquivo com a temporalidade correta. Evita muito desperdício e retrabalho."

Cristiana Neves, gestora do Sistema
de Processos e da Seção de Protocolos da Dirad.

"A grande vantagem que o Sigda traz é a questão da classificação do documento. O sistema facilita essa classificação, sem que o usuário precise ser arquivista, o que facilita as etapas seguintes e agiliza o trabalho. Trabalho no arquivo da Dirad desde 2003 e vejo que a gestão documental na Dirad melhorou bastante. Com certeza, o Sigda ajudou nisso."

Osvaldo Luiz de Oliveira Raymundo, gestor
do Sistema de Controle de Documentos da Dirad