O Sigda

O que é

Os documentos são o motor da administração pública. Fazer gestão de documentos de uma empresa é muito mais do que simplesmente o “controle” desse material. É, além disso, utilizar formas de gerenciamento que permitam a melhoria do processo a partir da medição dos dados gerados por ele.

Um dos deveres do poder público é a gestão e a proteção de documentos de arquivos, entendidos aqui como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas no exercício de sua atividade. Esta obrigação é determinada por uma lei especifica – Lei 8.159/91.

Outro dever é o atendimento da Lei de Acesso à Informação, instrumento que garante ao cidadão o acesso a informações de órgãos executivos, legislativos e judiciários do Brasil. Paralelamente, a administração pública também deve ter clareza sobre o que não deve tornar público, para não haver prejuízo de pessoas e da sociedade e do Estado.

Entretanto, mais do que simplesmente cumprir a legislação ou informar o público, gestão de documentos significa, em primeira instância, controlar a informação produzida de modo a recuperá-la, quando necessário, de maneira ágil, reforçando seu caráter estratégico.

O Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Sigda), desenvolvido sob a coordenação do Departamento de Arquivo e Documentação da Casa de Oswaldo Cruz (COC), em parceria com outras unidades da Fiocruz, tem por objetivo assegurar de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos gerados pela instituição. Esse conjunto de ações visa o estabelecimento de políticas e processos de gestão arquivística, condição necessária para a adequada formação e uso do seu patrimônio documental.

O Sigda foi oficializado pela Fiocruz, em 2009, para atender o Decreto 4.915/2003 da Presidência da República, que organiza as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. Essa necessidade ampliou-se com a publicação da Lei de Acesso à Informação.

Por que implementar

Apesar do Sigda ser baseado em prerrogativas legais, esta não é a única razão em implementá-lo. A gestão de documentos, possibilitada pela implantação do Sigda, também

• agiliza o processo de tomada de decisões;
• torna o sistema de gestão impessoal, limitando até onde seja possível a interferência no processo causada pela falta de uniformidade nas atividades executadas por pessoas diferentes;
• garante a eficiência no planejamento, execução, controle e avaliação das ações institucionais;
• dinamiza o atendimento às solicitações relativas a Lei de Acesso à Informação;
• orienta o mapeamento de processos e a implantação e o acompanhamento de programas de Qualidade e de Acreditação;
• auxilia a informatização de processos e atividades e o desenvolvimento ou aquisição de softwares;
• permite eliminar documentos ou informações, de maneira criteriosa;
• racionaliza os espaços de guarda dos documentos;
• preserva os documentos que integram o patrimônio documental da instituição;
• confere transparência à administração.

Como fazer parte

Para que o Sigda seja implantado, é preciso satisfazer as necessidades de recursos humanos, financeiros e materiais:

• Primeiro, deve haver uma equipe dedicada à gestão de documentos na unidade. Ela será responsável pelo planejamento, implantação, acompanhamento, avaliação e correção de rumos. Devem fazer parte desse grupo, pelo menos, um arquivista e dois auxiliares de nível médio.
• É necessário definir uma área para montagem do arquivo intermediário. Há documentos de longa duração, que não podem ser eliminados, nem transferidos para a COC.
• Também deve haver uma linha de previsão orçamentária destinada a esse fim específico.

Quem integra

Fazem parte do Sigda,

• o Conselho Técnico, órgão formulador de políticas, diretrizes e normas;
• a Casa de Oswaldo Cruz (COC), que coordena, acompanha e orienta o processo por meio do Departamento de Arquivos e Documentação (DAD), responsável pela implantação da gestão de documentos nas unidades técnico-cientificas, na unidade técnica de apoio e nos escritórios da Fiocruz;
• a Diretoria de Administração (Dirad), responsável pela implantação da gestão de documentos na Presidência, nos Órgãos de Assistência Direta e Assessoria, unidades técnico-administrativas e coordenações da Fiocruz;
• as demais unidades da Fiocruz, por meio de subunidades, instâncias administrativas ou núcleos envolvidos com a gestão de documentos: órgãos setoriais que executam as diretrizes para a implantação da gestão de documentos;
• a Comissão Permanente de Avaliação de documentos Arquivísticos da Fiocruz (CPADA), responsável pela condução das atividades de avaliação e destinação de documentos.