O Sistema

• O Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Sigda) coordenado pelo Departamento de Arquivo e Documentação da Casa de Oswaldo Cruz (COC) tem por objetivo assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos gerados pela Fiocruz e o estabelecimento de políticas e processos de gestão arquivística, condição necessária para a adequada formação e uso do patrimônio documental.
• O Sigda foi oficializado pela Fiocruz em 2009 para atender o Decreto 4.915/2003 da Presidência da República, que organiza as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. Com a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011), em vigor desde maio de 2012, os serviços arquivísticos passaram a cumprir um papel ainda mais relevante no âmbito das políticas de informação governamental.
• As ações de implantação do sistema na Fiocruz vêm sendo desenvolvidas desde 1995 e envolvem atividades de diagnóstico da situação dos arquivos e dos processos de gestão da informação; levantamento e análise de massas documentais acumuladas; organização dos arquivos correntes; estruturação de arquivo intermediário, e o estabelecimento de normas e procedimentos de gestão documental, com a elaboração de instrumentos técnicos.

O Sigda tem como base as prerrogativas legais, mas esta não é a única razão em implementá-lo. A gestão de documentos também:

• agiliza o processo de tomada de decisões;
• torna o sistema de gestão impessoal, limitando até onde seja possível a interferência no processo causada pela falta de uniformidade nas atividades executadas por pessoas diferentes;
• garante a eficiência no planejamento, execução, controle e avaliação das ações institucionais;
• dinamiza o atendimento às solicitações relativas a Lei de Acesso à Informação;
• orienta o mapeamento de processos e a implantação e o acompanhamento de programas de Qualidade e de Acreditação;
• auxilia a informatização de processos e atividades e o desenvolvimento ou aquisição de softwares;
• permite eliminar documentos ou informações, de maneira criteriosa;
• racionaliza os espaços de guarda dos documentos;
• preserva os documentos que integram o patrimônio documental da instituição;
•  confere transparência à administração.

Para que o Sigda seja implantado em uma unidade da Fiocruz, é preciso atender necessidades de recursos humanos, financeiros e materiais:

• Equipe dedicada à gestão de documentos na unidade. Ela será responsável pelo planejamento, implantação, acompanhamento, avaliação e correção de rumos. Devem fazer parte desse grupo, pelo menos, um arquivista e dois auxiliares de nível médio.
• Área para montagem do arquivo intermediário. Há documentos de longa duração, que não podem ser eliminados, nem recolhidos à COC.
• Também deve haver uma linha de previsão orçamentária destinada a esse fim específico. 

• Conselho Técnico, órgão formulador de políticas, diretrizes e normas;
• a Casa de Oswaldo Cruz (COC), que coordena, acompanha e orienta o processo por meio do Departamento de Arquivos e Documentação (DAD), responsável pelo Arquivo Permanente da Fiocruz e pela implantação da gestão de documentos nas unidades técnico-cientificas, na unidade técnica de apoio e nos escritórios da Fiocruz;
• a Coordenação-Geral de Administração (Cogead), responsável pela implantação da gestão de documentos na Presidência, nos Órgãos de Assistência Direta e Assessoria, unidades técnico-administrativas e coordenações da Fiocruz;
• as demais unidades da Fiocruz, por meio de subunidades, instâncias administrativas ou núcleos envolvidos com a gestão de documentos: órgãos setoriais que executam as diretrizes para a implantação da gestão de documentos;
• a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos da Fiocruz (CPADA), responsável pela condução das atividades de avaliação e destinação de documentos.
• Conheça os representantes da Gestão de Documentos na Fiocruz.

• A equipe técnica formada por arquivistas presta assessoria às unidades da Fiocruz que fazem parte do sistema ou que desejam integrá-lo, para implantação e operação de projetos de gestão documental.
• Mediante solicitação, presta assessoria externa a instituições congêneres nos campos da saúde e da ciência.